Shared Services für Finanzen 4.0 oder das Ende dieser Organisationsform?
Vor 20 Jahren wurden Shared Services eingeführt, um Kosten zu optimieren. Dies gelang vor allem durch
- die Inanspruchnahme von Lohnvorteilen in Billiglohnländern sowie
- die Erzielung von Skaleneffekten, indem vor allem transaktionale Prozesse gebündelt wurden.
Mit zunehmender Digitalisierung könnte folgende These aufgestellt werden:
Es werden zukünftig keine Shared Services mehr benötigt, da die meisten „Rule based“ Tätigkeiten über Selbstbedienung (Self Services), Prozessdigitalisierung (z. B. Chat Bots, RPA etc.) und weiteren digitalen Lösungen abgebildet werden und damit die Nutzung von Lohnvorteilen und die Erzielung von Skaleneffeten deutlich abnehmen.
Shared Services können Digitalisierung unterstützen
Diese These ist grundsätzlich richtig, es sind jedoch zusätzlich noch weitere Aspekte bei der Betrachtung von Shared Services zu berücksichtigen. Gerade vor dem Hintergrund der allgegenwärtigen Digitalisierung ist es erforderlich, folgende Gesichtspunkte ebenfalls zu berücksichtigen:
- Standardisierung/ Harmonisierung von Prozessen
Eine Standardisierung und Harmonisierung über alle Einheiten, Länder/Lokationen und Geschäftsbereiche (BUs) ist die Basis für eine effiziente Digitalisierung. Ohne eine klare, einheitliche Definition/Umsetzung von Begriffen, Konzepten und Prozessen kann nicht vereinheitlicht und digitalisiert werden. Hierbei ist die Shared Service Organisation weiterhin einer der Key Enabler. - Optimierung der zu erbringenden Services
Die Verrechnung von Leistungen auf Basis ihrer Verursachung unterstützt die Transparenz gegenüber dem Serviceempfänger und hilft damit, den Servicekonsum zu optimieren. Dies kann nur mit der konsequenten Umsetzung von Service Konzepten und deren digitalen Abwicklung erreicht werden, welche in der Regel am besten durch Shared Service Organisationen gelingt.
→ Digitalisierung von Prozessen und Arbeitsabläufen
Durch die einheitliche Verwendung von Technologien und Lösungen in einer Shared Service Organisation können die Entwicklungs- und Betriebskosten optimiert werden. Damit sind Unternehmen gut für zukünftige Herausforderungen gerüstet und können sich den Veränderungen des Marktes stellen.
Vorteile der Einbindung von Shared Services in die Organisation
Die Notwendigkeit, bei der Digitalisierung zu klaren Definitionen innerhalb des gesamten Unternehmens zu gelangen, ergänzen sich mit den Verantwortlichen in einer Shared Service Organisation. Beides unterstützt das Unternehmen dabei, klare Entscheidungen zu treffen und auch Themen, wie Compliance adäquat zu behandeln.
Die meisten Unternehmen betreiben Shared Service Organisationen - dies jedoch in unterschiedlichen Setups und Reifegraden. Wie so oft gibt es hierbei keine Universallösung. Dabei ist es aber essentiell, den Ansatz an die Geschäftsstrategie, die aktuellen Unternehmensstrukturen und -führung (Länderstruktur, Organisationsstruktur, Strategie für BUs (abhängig vs. unabhängig), usw.) sowie die Kultur des Unternehmens anzupassen.
Veränderung der Schwerpunkte bei Shared Services
Unser Ausblick für Shared Service Organisation 4.0
Wir sind davon überzeugt, dass es auch weiterhin sehr gute Argumente für Shared Service Organisationen gibt, auch wenn sich ihre Ausprägung weiter verändern wird.
Im Wesentlichen kann deshalb eine Shared Service Organisation 4.0 wie folgt aussehen:
- Mitarbeitende verfügen über exzellente technologische Fähigkeiten und digitale Kompetenz.
- Arbeiten in agilen Teams, um auf Änderungen leicht reagieren zu können.
- Service Portfolio ist erweitert mit zunehmend komplexen Tätigkeiten und wird unterstützt durch digitale Lösungen (z. B. Analytics für die Bereitstellung von Unternehmenssteuerungsgrößen).
- Reduzierung der Größe bei Centern of Scale (mit eher transaktionsbasierten Tätigkeiten).
- Zunahme bei Center of Expertise/Competence mit spezialisierten Services.
- Starker Fokus auf Serviceorientierung und Servicekultur für bedarfsorientierte Leistungserbringung.
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